MISE EN CONTEXTE
Les dossiers servant à documenter les opérations financières pour le remboursement des services thérapeutiques font partie du cadre de comptabilité qui régit la relation thérapeutique; ils sont utiles pour résoudre les litiges de paiement, le cas échéant.
Conservation
Il faut conserver les dossiers financiers pendant cinq ans à compter de la dernière interaction avec le client ou du 18e anniversaire de naissance du client, selon le dernier de ces événements à se réaliser. On peut les conserver séparément des dossiers cliniques, mais leur entreposage doit être fait en toute sécurité. Il faut pouvoir les récupérer aisément, tout comme les dossiers cliniques et de rendez-vous, afin de permettre, au besoin, la reconstitution d’un dossier client unifié.
NORME : Tenue des dossiers – Dossiers financiers
Les membres s’assurent de tenir un dossier financier sur chaque client dont ils ont exigé un paiement pour des services thérapeutiques. Il faut conserver les dossiers financiers pendant cinq ans à compter de la dernière interaction avec le client ou du 18e anniversaire de naissance du client, selon le dernier de ces événements à se réaliser.
Démonstration de conformité à la norme
Pour démontrer qu’il se conforme à la norme, un Membre peut notamment :
- s’assurer que les dossiers financiers comportent une identification claire de la ou des personnes qui fournissent le service et de leur titre, ainsi qu’une identification claire du client bénéficiaire dudit service – nom et adresse complets du client et identificateur unique (s’il y a lieu);
- définir ou décrire le service fourni, son coût, la date et le mode du paiement reçu;
- définir les honoraires demandés pour les services fournis par le personnel supervisé;
- indiquer la ou les raisons d’une annulation ou d’une réduction des honoraires demandés;
- s’assurer que si les honoraires ont été facturés à un tiers payeur, le nom et l’adresse complets de ce dernier figurent dans le dossier;
- indiquer tout solde à payer ou en souffrance; et
- inclure (s’il y a lieu) de l’information documentant le recours aux services d’une agence pour le recouvrement d’un solde en souffrance.
Voir aussi :
- Règlement sur la faute professionnelle, dispositions 25, 26, 27
Remarque : Les publications de l’Ordre contenant les normes d’exercice, les lignes directrices ou les directives devraient être prises en compte par tous les membres dans la prestation des soins aux clients et dans l’exercice de la profession. Elles sont rédigées en collaboration avec des membres de la profession et décrivent les attentes actuelles à l’égard des professionnels. Il importe de souligner que ces publications de l’Ordre peuvent être utilisées par l’Ordre ou par d’autres organismes afin de déterminer s’il y a eu observance des normes d’exercice et des responsabilités professionnelles appropriées.