MISE EN CONTEXTE
Le Membre est tenu d’aviser ses clients s’il a l’intention de fermer, de vendre ou de déménager son cabinet. L’avis doit être donné longtemps d’avance ou dès que cela est raisonnablement possible. Il a pour but de permettre aux clients de se trouver des services de rechange. Il est recommandé de donner l’avis directement (en personne lors d’un rendez-vous, par lettre ou par téléphone). Si cela est impossible, il existe diverses formes d’avis indirects, comme le fait d’afficher un avis dans votre bureau, dans un journal, dans votre site web ou encore d’enregistrer un message vocal.
Si possible, le Membre doit aider le client à trouver des services de rechange.
Le Membre doit s’assurer que les dossiers de ses clients sont transférés à son successeur (s’il y a lieu) ou à un autre Membre, si le client en fait la demande. Les dossiers de clients qui n’ont pas été transférés devront être conservés en sécurité conformément aux dispositions de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et des normes de l’Ordre concernant la tenue des dossiers et la documentation.
Plan d’urgence
Les membres doivent se doter d’un plan permettant de pallier les interruptions imprévisibles de leur pratique, comme un congé non planifié, une maladie imprévue, la mort ou même une catastrophe naturelle. Ce genre de plan doit favoriser la poursuite des soins aux clients et permettre à des tiers de gérer, de déménager ou de fermer le cabinet, advenant que le Membre ne puisse plus s’en occuper. Le plan doit notamment prévoir la sauvegarde et le stockage des listes de contacts et, si possible, des dossiers des clients, de même que des directives pour joindre ceux-ci ou leurs représentants autorisés, ainsi que les coordonnées d’autres fournisseurs de services pouvant prendre la relève. Si des personnes (clients ou collègues) constatent qu’un cabinet a été abandonné ou a cessé ses activités, elles doivent en informer l’Ordre.
NORME : Fermeture, vente ou déménagement d’un cabinet
Lorsqu’il ferme, vend ou déménage son cabinet, le Membre en avise adéquatement ses clients et se conforme à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, ainsi qu’aux règlements et politiques de l’Ordre.
Démonstration de conformité à la norme
Pour démontrer qu’il se conforme à la norme, un Membre peut notamment :
- s’assurer d’aviser ses clients longtemps d’avance ou dès que cela est raisonnablement possible de sa décision de fermer, de vendre ou de déménager son cabinet;
- fournir de l’information aux clients au sujet des autres services de rechange;
- s’assurer que les dossiers des clients sont transférés à son successeur ou à un autre Membre, si le client en fait la demande, ou s’assurer que chacun des dossiers de client est conservé ou détruit de façon sécuritaire;
- se doter d’un plan d’urgence favorisant la poursuite des soins en cas d’interruption imprévue des services offerts par le cabinet.
Voir aussi :
- Section 5, Tenue des dossiers et documentation
- Règlement sur la faute professionnelle, disposition 38
Remarque : Les publications de l’Ordre contenant les normes d’exercice, les lignes directrices ou les directives devraient être prises en compte par tous les membres dans la prestation des soins aux clients et dans l’exercice de la profession. Elles sont rédigées en collaboration avec des membres de la profession et décrivent les attentes actuelles à l’égard des professionnels. Il importe de souligner que ces publications de l’Ordre peuvent être utilisées par l’Ordre ou par d’autres organismes afin de déterminer s’il y a eu observance des normes d’exercice et des responsabilités professionnelles appropriées.
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Lectures complémentaires
Practice Matters: Contingency Planning
Resigning Your CRPO Membership