Lorsqu’un ou une PA conclut une entente commerciale de pratique privée avec un tiers, il ou elle doit régler dès le départ les modalités cruciales de sa relation d’affaires afin d’éviter la possibilité de confusion ou d’interruption en ce qui concerne les soins au client. Outre les aspects commerciaux de ses activités (rémunération, marketing, etc.), ces modalités doivent aussi inclure la démarche de consentement éclairé, les pratiques relatives à l’information et à la documentation et le scénario prévu à la fin de la relation d’affaires.

Les membres inscrits qui songent à conclure une entente commerciale doivent prendre en compte les exigences et les normes d’exercice applicables aux membres inscrits à l’OPAO et à tous les autres professionnels de la santé réglementés qui sont en cause. Voici certaines recommandations destinées à aider à cet égard les membres inscrits à l’OPAO.

La prise de décisions fondée sur des principes
Les membres inscrits à l’OPAO peuvent se tourner vers les Normes de pratique professionnelle pour d’utiles principes directeurs qui peuvent les aider à évaluer le caractère éthique et/ou conforme aux Normes des modalités d’une entente commerciale. Nous avons conçu une étude de cas, qui figure à la fin de cet article, afin d’illustrer la façon d’utiliser les Normes.

Identification du dépositaire de renseignements sur la santé
Il est essentiel de déterminer de quelle façon sera défini le rôle du dépositaire des renseignements sur la santé (DRS) dans le cadre de la pratique. En vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé  (LPRPS), les DRS ont des obligations précises en ce qui concerne l’accès aux renseignements personnels sur la santé du client et leur sécurité. La première étape consiste ici à bien comprendre toutes les possibilités en ce qui concerne la personne ou les entités qui rempliront le rôle de DRS. La LPRPS fournit la liste des personnes et des entités admissibles au rôle de DRS.

Dans un contexte de pratique privée, il existe un certain nombre d’aménagements possibles concernant le rôle du DRS. En voici quelques exemples :

  • Un cabinet privé dans lequel tous les professionnels de la santé réglementés qui prodiguent des soins sont des DRS. Dans ce cas, chaque personne est individuellement responsable de s’acquitter des obligations du DRS, notamment de s’assurer que les pratiques relatives aux renseignements respectent les exigences et les normes de pratique, comme le stockage sécuritaire des dossiers et l’accès des clients à leurs propres dossiers.
  • Dans le cas d’un cabinet privé désigné par le nom de son propriétaire/exploitant unique, c’est ce dernier qui est le DRS. Le propriétaire/exploitant du cabinet est alors tenu de désigner une personne-ressource responsable de remplir les obligations du DRS et de s’assurer que toute personne qui intervient dans cet environnement se conforme aux exigences et aux normes en effectuant la tenue des dossiers cliniques après la fin de la thérapie et qui signale toute atteinte à la confidentialité qui pourrait survenir au sein du cabinet.

Le fait de déterminer dès le début de l’entente commerciale de quelle façon sera réglé le rôle du DRS sert à diverses fins, dont certaines sont énumérées ci-après. Il n’y a aucun avantage à éviter cette tâche, car les obligations du DRS s’appliqueront même si personne n’a été affecté explicitement à ce rôle et même si une personne refuse de reconnaître le fait que c’est elle qui est considérée comme étant DRS. Nomination d’un DRS :

  • Permet d’établir une démarche de consentement éclairé plus complète en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé du client.
  • Permet de préciser qui est responsable des différentes pratiques de traitement des renseignements au sein d’une organisation et dans quelle mesure.
  • Détermine les marches à suivre appropriées lorsque surviennent des questionnements ou des problématiques en lien avec la gestion des dossiers ou des renseignements personnels sur la santé d’un client.

Le consentement éclairé au sujet du traitement
Avant même de recevoir une évaluation ou un traitement, le client doit être mis au fait de la nature de sa relation avec le cabinet et le thérapeute, car cette information peut avoir une incidence déterminante sur sa décision d’accepter ou non le traitement qui lui est offert.  Par exemple, si l’organisation commerciale du cabinet privé fait en sorte que le client relève du cabinet plutôt que d’un thérapeute en particulier, alors le client doit en être informé.  Les clients doivent être mis au courant des contraintes que cela peut représenter, notamment la possibilité de transfert entre différents fournisseurs au sein du cabinet ou de suivi des soins auprès d’un thérapeute particulier qui aurait décidé de quitter le cabinet. Pour en savoir plus, consultez la Norme 3.2 : Consentement.

 Consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation des RPS et gestion des dossiers cliniques
Les membres inscrits doivent obtenir le consentement éclairé de leurs clients en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé de ces derniers. Si on lui explique qui a accès aux dossiers et à quelles fins, le client pourra mieux comprendre de quelle façon ses renseignements sont habituellement collectés, utilisés ou divulgués au sein de l’organisation. Le client doit aussi savoir avec qui il doit communiquer pour obtenir de l’information au sujet de ses dossiers cliniques ou pour y avoir accès. Par exemple, si, au sein d’un groupe en pratique privée, c’est le PA qui est responsable de tenir ses propres dossiers cliniques, il expliquera probablement à ses clients que c’est le thérapeute lui-même qu’il faut contacter. Par contre, si c’est le cabinet comme tel qui assume le rôle de DRS, alors le ou la thérapeute pourra fournir à sa clientèle les coordonnées d’une personne-ressource nommée par le propriétaire-exploitant du cabinet.

Fin des ententes commerciales
Pour éviter la confusion et les conflits, il convient de planifier la fin d’une entente commerciale, ce qui favorise également la gestion efficace des soins à prodiguer aux clients d’un thérapeute qui quitte l’organisation.

Les normes 6.3 : Interruption des services et 6.4 : Fermeture, vente ou déménagement d’un cabinet fournissent des directives précises en cette matière. Par exemple, à moins de raisons valables de procéder autrement, les membres inscrits doivent :

  • Déployer tous les efforts raisonnables pour fournir à leurs clients un avis préalable
  • Fournir une raison pour l’interruption des services
  • Discuter de solutions de rechange pour la prestation des services à la lumière de la gamme des possibilités disponibles, notamment : s’il sera possible de poursuivre le traitement auprès du thérapeute actuel dans un autre lieu; si le client est disposé à poursuivre auprès d’un autre thérapeute ou s’il existe un autre service équivalent au sein de l’organisation actuelle ou ailleurs
  • Rediriger le client de façon appropriée

Selon la norme sur l’interruption des services, la relation entre un client et son thérapeute devrait pouvoir continuer tant et aussi longtemps que le client bénéficie de la thérapie et souhaite continuer de recevoir les services. On y cite également différents motifs légitimes d’interruption des services.  Dans cette optique, un membre inscrit ne devrait pas accepter d’entente commerciale qui imposerait des contraintes déraisonnables à la possibilité du client de recevoir les services de la part du fournisseur de son choix; le membre inscrit ne devrait pas non plus solliciter activement des clients qui ont choisi de recevoir les services d’un autre fournisseur.

Lorsqu’une relation commerciale prend fin, il est possible que l’on doive conclure des ententes concernant les dossiers cliniques, en ne perdant jamais de vue qui est la personne désignée en tant que DRS et en s’assurant que les ententes respectent les obligations relatives à la tenue des dossiers. Par exemple, si au sein du cabinet, chacune des parties fonctionne de façon autonome à titre de DRS, alors le membre inscrit reste responsable d’assurer la gestion permanente des dossiers cliniques conformément aux Normes d’exercice de la profession. Si le DRS est une autre personne, alors c’est celle-ci qui conserverait les dossiers. Pour des renseignements généraux au sujet des pratiques de tenue des dossiers, veuillez vous reporter à la Norme 5.1 : Dossiers cliniques et à la Norme 5.6 : Stockage, sécurité et récupération. Les clients devraient savoir clairement où seront tenus leurs dossiers et qui est la personne à contacter pour y avoir accès.

Étude de cas
Teri, PA, exploite un cabinet privé en pleine croissance. Elle souhaite embaucher Mika, PA (stagiaire), qui assurerait le service auprès de certains nouveaux clients. Teri présente un contrat à Mika et lui demande de le signer. À la lecture du contrat, Mika remarque une clause suggérant qu’elle ne pourrait pas solliciter des clients du cabinet, même lorsqu’elle aurait mis fin à sa relation commerciale avec le cabinet. Selon une autre clause, si l’entente commerciale de Mika avec le cabinet se terminait, il lui serait interdit pendant deux ans de fournir des services aux clients auprès desquels elle travaillait au sein du cabinet.

Mika téléphona donc à Teri afin de discuter de ce qu’il adviendrait des clients si leur entente commerciale devait prendre fin. Mika expliqua que lorsqu’elle a terminé son dernier stage, certains clients avaient encore besoin de traitement et voulaient vraiment continuer de travailler avec elle. Elle a réussi à conclure une entente avec le superviseur de stages lui permettant de continuer à travailler auprès de certains clients pendant encore quelques séances, afin de conclure le traitement.

Teri expliqua que les clients qui communiquent avec le cabinet pour obtenir des services sont considérés comme étant les clients du cabinet, de sorte que si Mika prévoyait quitter le cabinet, il faudrait qu’elle explique aux clients qui souhaiteraient continuer de recevoir ses services qu’ils seront redirigés vers un autre PA au sein du cabinet.

Mika n’aimait pas cet aspect de l’entente. Elle consulta les Normes de pratique professionnelle et constata que lorsqu’il s’agit de l’interruption des services, le PA doit en tout temps agir dans l’intérêt véritable du client. Par ailleurs, la relation devrait continuer tant et aussi longtemps que la thérapie est bénéfique pour le client et que ce dernier souhaite la poursuivre.  Mika s’est alors demandé si elle respecterait la norme professionnelle en acceptant les conditions telles qu’elles sont énoncées dans le contrat. Elle en vint à la conclusion qu’au sein d’un cabinet privé, la possibilité pour un client de recevoir les services de la part du fournisseur de son choix ne devrait être limitée que s’il y a des motifs raisonnables de le faire. Elle communiqua avec Teri afin de discuter de cette question à nouveau. Elle s’est dit que si Teri ne se montrait pas plus flexible sur le sujet, elle n’accepterait pas de conclure une entente commerciale pour le moment.